Ca tombe bien, une fée s’est penchée sur le berceau de notre stagiaire à sa naissance, il a été désigné comme l’élu qui pourra peut-être résoudre un problème crucial dans le monde : LES CAHIERS DES CHARGES INEFFICACES.

On a pris un peu de temps pour lui expliquer les points essentiels à retrouver dans un bon cahier des charges. On remercie toutes et tous Lucas pour la rédaction de ce contenu qu’il vous partage !

Un cahier des charges bien rédigé est un document qui décrit les besoins, les fonctionnalités et les spécificités techniques. Le CDC a pour objectif de faire gagner du temps aux différents intervenants et de limiter les risques d’incompréhension du projet. Cela vous permettra également de comparer les différents prix d’une façon plus efficace et performante.

REED reçoit une cinquantaine de cahier des charges par an et on doit bien l’avouer, il manque souvent beaucoup d’informations pour nous permettre de répondre efficacement. Et c’est normal, cela demande une expertise particulière. La solution idéale serait de vous entourer d’un consultant ayant les compétences pour vous aider et vous guider dans cette rédaction mais ce n’est pas toujours possible. Si vous souhaitez le réaliser par vos soins, on vous donne 10 conseils utiles.

LE POINT 9 VA VOUS ÉTONNER.

Il est fondamental que le prestataire comprenne vos objectifs, ceux-ci doivent être au minimum clairs, chiffrés et déterminés dans le temps. Voulez-vous augmenter vos parts de marché de 10% en 2 ans ? Souhaitez-vous augmenter votre notoriété ? Améliorer votre positionnement sur les moteurs de recherche ou encore augmenter de 15% votre base de données clients/prospects ?

Sans objectif, impossible de réaliser un plan clair. En comprenant vos besoins, votre prestataire pourra avancer de manière plus efficiente et vous proposer une stratégie plus pertinente. Plus les objectifs sont spécifiques, mesurables et temporels, plus votre prestataire pourra vous proposer une stratégie précise pour y arriver.

Dans le cadre de la recherche d’un nouveau partenaire, vous êtes tenu d’expliquer votre niveau actuel en communication. Quelles sont les compétences disponibles en interne ? Avez-vous recours à des campagnes SEA ? Quels mots-clés avez-vous identifiés ? Possédez-vous un CRM ?

Soyez le plus complet possible afin que le prestataire puisse adapter son offre et comprendre les différentes possibilités techniques. Il pourra également anticiper les problèmes à résoudre.

L’entreprise avec laquelle vous vous engagez doit connaître votre domaine et cela implique vos concurrents. Une rapide présentation de ceux-ci peut aider à comprendre votre positionnement et ainsi ajuster les recommandations. Dans cette partie, veillez à mettre en avant vos avantages concurrentiels.

Si vous avez réalisé précédemment un benchmarking ou un BMC, vous pouvez l’intégrer en annexe. N’hésitez pas à partager des exemples de réalisations que vous appréciez particulièrement en indiquant les raisons.

Ce point peut aider de manière significative votre prestataire. Vous devez communiquer toutes les informations en votre possession sur vos cibles dans le but d’orienter votre prestataire. Il pourra de cette manière créer une solution qui correspond le plus fidèlement possible aux besoins de ces cibles. Vous devez également justifier l’importance de chaque cible et la raison pour laquelle elle est essentielle dans votre business.

En 2022, il est désormais important de valider vos intuitions par des données. N’hésitez pas à communiquer toutes les informations factuelles en votre possession (via Google Analytics, CRM ou encore vos réseaux sociaux). Si vous le souhaitez, vous pouvez donner un accès temporaire à votre contact. Votre prestataire pourra également vous aider à faire la liste des données manquantes.

En communiquant une idée de votre tranche budgétaire, vous permettez aux prestataires de vous proposer des solutions qui sont en phase non seulement avec vos attentes mais également avec votre budget. En outre, cela vous évitera d’analyser des offres qui ne vous correspondent pas et vous permettra de vous concentrer exclusivement sur les propositions qui vous conviennent.

Dans votre cahier des charges, signalez vos impératifs de délais. Cela permettra aux entreprises vous lisant de savoir si cela est réalisable pour eux et dans le cas contraire, vous économiserez votre temps.

Afin d’avancer de manière efficace, indiquez une personne contact. Cette personne doit être joignable facilement et disponible en cas de besoin durant toute la durée du processus. C’est la notion de SPOC (Single Point Of Contact) qui permet d’augmenter l’efficacité lors de l’appel d’offre et tout au long du projet.

En outre, n’hésitez pas à organiser un meeting avec les entreprises qui répondent à votre cahier des charges afin de pouvoir en discuter oralement. Lors de cette première prise de contact, vous aurez l’occasion de rappeler clairement vos attentes et les prestataires auront la possibilité de vous poser toutes les interrogations et ainsi limiter les risques d'incompréhensions entre les différentes parties.

Si un prestataire vous pose une question intéressante par email, vous pouvez également partager la réponse à l’ensemble des candidats.

Dans cette rubrique, vous devez décrire les différentes fonctionnalités sur votre site web. Quels sont vos besoins en termes d’API (le système qui permet d’échanger des données entre différentes plateformes) ? Avez-vous besoin d’une fonction de recherche ? Quels sont les filtres à placer dans la rubrique “Articles” ? Soyez le plus complet possible, cela permettra aux prestataires de comprendre vos besoins et d’établir une offre précise. Montrez des exemples sur d’autres sites web que vous appréciez pour améliorer la compréhension entre les 2 parties.

Dans cette partie, décrivez également l’arborescence de votre site web. Grâce à cela, l’entreprise qui propose ses services pourra estimer le nombre de templates, ainsi que la complexité de la réalisation de celles-ci. C’est généralement sur ce point que les devis varient entre les agences.

Si vous n’avez pas une idée précise de l’arborescence de votre futur site, vous pouvez demander aux différentes agences de vous proposer d’autres pistes de manière proactive.

Demander un design sans avoir explorer les barrières qui vous empêchent d’atteindre vos objectifs, vos besoins réels ou ceux de vos utilisateurs, c’est comme demander de peindre votre portrait sans vous avoir vu. Le résultat sera sans doute intéressant mais ça risque de ne pas vous ressembler. Mauvaise idée.

Le design d’un site web est la première chose que l’on remarque mais il est préférable de baser votre choix en fonction des références des différentes entreprises qui vous contacteront et d’autres critères (cf point suivant). En effet, il n’est pas vraiment pertinent de créer un design dès la phase de l’offre. Les premières étapes de la méthodologie ne seront pas réalisées (ou trop rapidement).

Le prestataire pourra par contre décider de créer un moodboard, un graphisme pour améliorer la compréhension de ses arguments ou encore des wireframes. Généralement, la liste des références suffit pour juger de la qualité des compétences de l’équipe. N’hésitez pas également à demander quelles sont les personnes qui collaboreront réellement sur votre projet.

Ce point est important, vous devez préciser quels sont vos critères de sélection. Vous recevrez des offres en accord avec vos attentes. Vos critères peuvent être multiples et divers, ils peuvent inclure : le prix, l’équipe, la méthodologie, la qualité des références du prestataire, le planning… Il est important de pondérer ces critères pour que votre demande soit la plus claire possible. Nous avons réalisé un exemple pour mieux comprendre :

Concernant le prix, vous pouvez imposer votre tableau budgétaire. Cela vous aidera à comparer chaque point avec toutes les agences et constater facilement où se situent les différences de prix.

À la suite de votre sélection, il est appréciable que vous puissiez faire un retour détaillé aux différentes agences ayant participé au pitch.

Vous avez à présent toutes les clés en main pour réussir la rédaction de votre cahier des charges. Gardez en mémoire que plus votre CDC sera précis, plus les offres que vous recevrez seront pertinentes. Si vous n’avez pas d’idées précises sur les fonctionnalités à mettre en place, insistez surtout sur vos objectifs et le diagnostic. Laissez ensuite les agences vous proposer différentes pistes.

Concernant la sélection des agences, il vaut mieux en choisir 3 ou 4 qui partagent les mêmes valeurs que votre société. Évitez une trop longue liste qui ne vous permettrait pas d’analyser en profondeur les différentes offres reçues.

On reste disponible si vous avez des questions ou si vous souhaitez discuter de votre projet ! On peut également vous expliquer les différents subsides possibles dans votre cas.